入場・セミナーが一体型の受付と柔軟なカスタマイズ対応が決め手に

「展示会受付.com」を導入するにあたり、他社製品とどのような点を比較しましたか？

セミナーと来場の受付を一体的に運用できる点、そして柔軟なカスタマイズ対応が可能である点が、導入を決めた大きな理由です。

受付システムを検討するにあたり、複数のIT企業にも相談しましたが、多くは“パッケージ型”のサービスで、機能の追加や調整には制約が多く、柔軟性に欠ける印象を受けました。
例えば、「こういうことがやりたい」と具体的な要望を伝えても、追加費用が発生したり、開発に時間がかかるというケースがほとんどでした。

その点、「展示会受付.com」は、最初の問い合わせの段階から非常に柔軟に対応してくださり、「会期までに対応可能です」と即答いただいたことで大きな安心感がありました。他社にはないカスタマイズ性と信頼感を感じたことが、導入の決め手となりました。

10名体制でも回る。受付の自動化で、省人化と大規模展示会に対応できる運営体制を実現

「展示会受付.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

最大のメリットは、業務の「省人化」が実現できたことです。私たちの事務局はおよそ10名体制で、各自が日常業務と並行して展示会運営を行っています。そうした中で、受付対応や情報管理の作業が一部自動化されたことで、スタッフの負担が大きく軽減されました。感覚的な試算ではありますが、全体で数十時間分の作業時間が削減できたと感じています。

入場受付では、来場者が自分でQRコードをかざして受付できる仕組みにより、スタッフが常時対応しなくてもスムーズに案内が進みました。また、セミナー会場（A・B・C）の割り振りや変更もシステム上で柔軟に行うことができ、各会場の収容人数を踏まえた最適な調整や、参加者の一覧出力も非常に役立ちました。

今回の展示会では、全国からの来場があり、2日間で7000〜8000人ほどの来場が見込まれる規模となりました。これは北海道内の建設業イベントとしては非常に大きな規模であり、従来の運営体制では難しかったと感じています。

出展者対応の属人化を解消。
提出物の進捗管理を見える化し、業務負担とミスを削減できた

今回初めて導入された『出展者管理機能※』によって、どの業務が削減されましたか？

特に出展企業との連絡対応にかかる業務負担が大きく軽減されたと感じています。

従来は、出展企業ごとに担当者が個別にメールで連絡を取り、申請書類の回収や進捗確認を何度も行っていました。担当者間で情報共有がうまくいかず、「Aさんが受け取った書類をBさんが知らずに再依頼してしまう」といった二重対応やミスのリスクもありました。

今回のシステム導入により、出展企業からの提出物を一つの管理画面で確認・共有できるようになったことで、チーム内での連携ミスが減り、メールの往復回数も明らかに減少しました。

社員からは「情報が一カ所にまとまっていてわかりやすい」といった声があり、出展企業の方からも「連絡がスムーズだった」と好評でした。すべてのやり取りを完全にシステム内で完結するところまでは達していませんが、全体の流れが効率化されたという実感があります。