参加者の管理、集計・アンケート回収まで、説明会運営を“まるごと”自動化。
手作業の運用から脱却し、運営負荷を一掃！

一般財団法人首都圏不燃建築公社加藤様

課題: 業務説明会の受付は、紙の招待状や名刺の回収・手作業での集計が中心で、準備から当日の対応まで多くの時間と人手がかかっていた。
選んだ理由: 他社サービスと比較検討した結果、機能とコストのバランスが最も自社に合っていたのが「展示会受付.com」。QR受付や出席データの可視化も決め手になった。
導入後の効果: 受付の混雑が大幅に軽減され、集計やアンケート回収も効率化。リマインドやお礼メールも自動化され、運営の質と参加者の満足度が向上した。

業種：不動産業
https://www.funenkosya.or.jp/

一般財団法人首都圏不燃建築公社様は、首都圏を中心に活動する非営利法人です。「災害に強い安全・安心で快適なまちづくり」を理念に掲げ、災害などから都市を守るための不燃化推進と都市再生、良質な住宅供給に取り組んでいます。地域の課題解消を目指し、中立・公平な立場から、まちづくりの初動期における調査や合意形成、木密地域の解消、市街地の再開発まで専門的に支援し、まちづくりをコーディネートしています。
60年以上にわたり首都圏における都市の安全性と快適性の向上に貢献し続けている、まちづくりのパイオニアです。

加藤様にお話を伺いました。

紙の招待状と手作業による運営で、受付が混雑。集計にも時間がかかっていた

「展示会受付.com」を導入する前は、どのようなことでお困りでしたか？

当社では、業務説明会の受付業務をすべて手作業で行っており、招待状の作成・郵送、名刺回収、出席確認などに多くの時間と手間がかかっていました。招待者情報はExcelで管理し、紙の招待状は印刷・郵送に数日を要するため、事前のスケジュールにも余裕が必要でした。

当日は名刺を2枚受け取り、1枚をストラップに入れて返却し、もう1枚を回収して後日手作業で集計していたため、受付は混雑し、来場者の把握にも時間がかかっていました。

アンケートも紙で配布・回収しており、記入漏れや回収忘れが発生しやすく、集計も手作業だったため、運営全体に非効率さが残っていたと感じています。

一般財団法人首都圏不燃建築公社令和7年度業務説明会の受付でスタッフが来場者の印刷された入場証のQRコードをスキャナで読み取っている様子

コストと使い勝手で比較。他社よりもリーズナブルで最適だった

「展示会受付.com」を導入するにあたり、他社製品とどのような点を比較しましたか？

検討時には複数のサービスを比較し、オンラインで紹介動画を見たり、担当者に要望を伝えて見積もりを取りました。他社のサービスは大規模向けの料金体系が多く、当社の数百人規模のイベントでは割高になるケースがありました。

「展示会受付.com」は、費用感がちょうどよく、求めていたQR受付や来場データの取得、滞在時間の把握といった機能も備わっており、実際にやりたいことが現実的なコストで実現できると判断して導入を決めました。

初回導入でもトラブルなし。色分けリストの共有でスムーズに対応

導入にあたり苦労されたことはございますか？

初回導入時でも、事前に操作イメージを動画で確認できたことや、担当者の方としっかり意思疎通ができていたことから、大きなトラブルも混乱もなくスムーズに導入できました。

もともと自社で作成していた参加者区分ごとの入場証色分けリストも活用できたため、新たな準備の手間も少なく、運用に無理がありませんでした。

一般財団法人首都圏不燃建築公社令和7年度業務説明会の受付でスタッフが入場証の印刷を忘れた来場者の入場証をプリンターで印刷している様子

あらゆる情報の集計が即日可能に。アンケートの回答率も改善

「展示会受付.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

会期前
- 招待者全員へ招待状を送る必要がなくなり、事前準備の工数が大幅に削減。
- 未回答の方へのリマインドメールを送信でき、フォロー体制が整えられた。
会期中
- 受付でQRコードを読み取るだけで来場情報が即時に反映され、誰が来たかをその場で把握できるようになった。
- 名刺回収や手入力を行う必要がなくなり、受付の混雑や作業負担が大幅に軽減。
- 来場者アンケートがQRコードからスマートフォンで回答でき、1分もかからず記入できるため、回答率が向上。
- 受付端末で、定員数に対する来場者数が確認でき、会場定員を超えないよう柔軟な対応ができた。
会期後
- アンケート結果や来場データがリアルタイムで集計され、従来は数日かかっていた手入力の作業が即日完了。
- 参加翌日にお礼メールを送る運用が定着し、これまで難しかった迅速なフォローが可能に。