他社製品では満たせなかった条件をすべてクリアし、導入を決めた

「展示会受付.com」の導入するにあたり、他社製品とどのような点を比較しましたか？

他社の受付サービスも試験的に導入したことがありましたが、弊社の運営には合致しませんでした。比較の際に重視したのは以下のポイントです。

1. 来場者の事前登録ができること
2. リアルタイムで来場者数が確認できること
3. 入場証の発行を含む受付作業を少人数で対応できること
4. 来場者情報や履歴のデータ管理がクラウド上で可能であること

これらの条件をすべて満たしていたのが「展示会受付.com」でした。さらに、他社展示会での実績を現地で確認できたことで、導入への安心感と具体的なイメージを持つことができました。

地域のデジタル浸透度や顧客対応に不安も。営業・事務の連携で対応

導入にあたり苦労されたことはございますか？

一部の地域では、スマートフォンやパソコンでの事前登録に対する抵抗感を持つお客様も多く、操作が分からないという理由で登録を敬遠されるケースがありました。この点をカバーするために、営業担当による登録の補助等を徹底するとともに、総務部や事務スタッフが電話対応でサポートし、対応しました。

社内では、紙ベースで運営してきた長年のやり方を変えることに対する心理的なハードルがありましたが、明確な反対意見はなく、利便性を伝えることでスムーズに導入を進めることができました。

受付・集計・伝票処理がすべて簡略化。残業のない展示会運営を実感

「展示会受付.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

• 会期前
  • 手書きの入場証や伝票の準備が不要になった。
  • 事前登録フォームにより、来場者が受付用のQRコードを事前に取得できるようになった。
• 会期中
  • 来場者は受付でQRコードを提示するだけで入場でき、受付対応がスムーズになり混雑が緩和された。
  • 入場証もその場で自動発行されるため、少人数でも受付運営が可能となり、現場対応の効率が向上。
  • 簡易伝票システムの導入により、従来は手書きだった受注情報をリアルタイムでデータ化。紙の控えや記入ミスがなくなり、出展メーカー様の負担も軽減された。
• 会期後
  • 来場者データや受注情報が自動で集計され、手作業での煩雑な作業が完全に不要に。展示会後の残業が格段に減り、作業従事者の作業負担も大幅に軽減された。
  • 紙の控えや事前に印刷した入場証が不要になり、資源削減の面でも効果が見られた。

取材日：2025年10月