「展示会受付.com」の導入を決めたきっかけはなんですか？

同業者グループの会議に参加した際、そこですでに「展示会受付.com」を導入していた他社の成功事例を直接聞く機会がありました。そこで、どのようにシステムを活用して業務改善を進めたのかを共有してくださり、それが非常に参考になりました。

展示会業務だけでなく、当時は通常の受発注業務においても電話やFAXでの対応が主流で、アナログな体制に社員が疲弊していました。そうした中で、展示会の運営を見直すことは、業務全体のDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する上でも重要なステップだと考えるようになりました。

特にコロナ禍により時間的な余裕もできたことで、「今が変えるタイミングだ」と判断し、紹介を受けた「展示会受付.com」の導入を決定しました。

導入にあたり苦労されたことはありますか？

導入自体に大きな障壁はありませんでしたが、その後の運用準備には多くの時間と労力を要しました。というのも、社内にはシステムに詳しいスタッフがほとんどおらず、私一人での対応が中心だったため、準備段階ではかなりの負担を感じました。特にマスターデータの作成など、初めての業務が多く、何をどう準備すればよいかを手探りで進めていく状況でした。

とはいえ、すでに他社で成功事例があったことや、導入によって業務改善されるという確信があったため、「やるしかない」という気持ちで取り組みました。

「展示会受付.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

導入してみて感じたのは、「メリットしかない」ということです。

• 会期当日
  • 来場者の受付がスムーズになり、受付での混雑が大幅に緩和された。
  • 来場データがリアルタイムで可視化され、運営側の状況把握と判断が即時に行えるようになった。展示会の運営にも余裕ができた。
  • 紙の伝票を使わないため、記入ミスや読み取り不備が減少し、受付・注文処理の正確性が向上。
  • 出展者や来場者から「今年はスムーズだった」「改善されていて驚いた」との声があり、運営全体への信頼感が向上した。
• 会期後
  • 受注データや来場者情報がシステム上で即時に集計されることで、発注から納品までの業務がスムーズかつ迅速に進行できた。
  • 注文から納品までの期間が、1ヶ月から1〜2週間へと大幅に短縮され、顧客満足度が向上。
  • DXの取り組みが社内外から評価され、企業イメージの向上や新規取引の促進にもつながった。