1日400件超の申込もスムーズに対応！会期後の来場者リスト仕分けにかかる時間を約75％削減し、現場の負担を大幅軽減。

株式会社タカショープロユース営業本部友居様

課題: 自社で独自に来場者管理を行っていたが、来場者数の増加により受付業務やデータ処理の手間が限界に達していた。
選んだ理由: 他社製品と比較し、専任の担当者の手厚いサポート体制と柔軟なカスタマイズ対応が導入の決め手に。
導入後の効果: 受付業務の効率化に加え、来場者データの即時確認や名札作成の簡略化を実現。特に会期後の来場者リスト仕分け作業は約4時間から1時間へと大幅に短縮された。

業種：ガーデン・エクステリア関連製造業
https://takasho.co.jp/

株式会社タカショー様は、庭空間を豊かに彩るガーデン・エクステリア資材の開発から製造、販売までを一貫して担う企業です。「やすらぎのある空間づくり」をコンセプトに、庭での快適なライフスタイル提案を展開し、グループ各社を通じて設計・施工・照明・出版・販促支援など幅広いサービスを提供しています。

友居様にお話を伺いました。

紙招待状と手作業での運用に限界。来場者増で業務が逼迫

「展示会受付.com」を導入する前は、どのようなことでお困りでしたか？

導入前は、自社で独自に簡単なデータベースを作成し、QRコードやバーコードを印刷した招待状を配布するなど、すべて手作業で受付システムを構築していました。
受付当日は、お客様に紙の招待状を持参いただき、受付でバーコードを読み取って情報を照合するという流れでしたが、来場者数が増えるにつれて、この方式では対応が難しくなってきました。

特に、受付での対応に時間がかかること、名刺情報の手入力や名札作成などに多くの手間が発生していたことが課題でした。また、受付後の来場者データの集計や、部門ごと・拠点ごとの振り分け作業にも時間と労力がかかっており、イベント運営全体の効率化が求められていました。

第22回タカショーガーデン＆エクステリアフェア2025の受付で来場者の会員証をスタッフがスキャナで読み取っている写真

他社比較で見えた違い。手厚い伴走サポートと柔軟性が決め手

「展示会受付.com」の導入を決めたきっかけはなんですか？

比較検討したのは4社ほどで、料金の妥当性はもちろんのこと、機能の柔軟性やサポート体制の有無を中心に見ていました。他社サービスは、基本的にシステム設定や管理をすべて自社で行う必要がありましたが、「展示会受付.com」は専任の担当者が導入から会期終了まで伴走サポートしてくれる点が魅力でした。また、説明のわかりやすさや対応の丁寧さも導入の決め手になりました。

初回は操作習得に時間。経験を重ねてスムーズに定着

「展示会受付.com」の導入にあたり苦労されたことはございますか？

最初の導入時は、操作の流れや意味合いを理解するまでに少し時間がかかりました。どのようなフローで来場登録から受付まで行えるのかなど、実際に運用して初めて理解できる部分もありました。ただ、回数を重ねるごとにスタッフも慣れてきて、現在ではスムーズに運用できています。

第22回タカショーガーデン＆エクステリアフェア2025の受付で来場者が事前に印刷した入場証をスキャナにかざしている写真

作業時間が1/4に。来場状況をその場で把握し、混雑緩和を実現

「展示会受付.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

最大のメリットは、業務全体の効率化と来場者情報の可視化です。これまで手作業で行っていた名札の準備や、受付リストの管理などが、ほぼ自動化されました。
具体的には、会期後の来場者リストの業種・拠点別の仕分け作業が約4時間から1時間ほどに短縮され、人的リソースの最適化が進みました。
また、来場者の受付状況がリアルタイムで確認できるため、当日の混雑状況や参加者の動向を把握しながら、臨機応変な対応が可能になりました。

さらに、フォームに混雑予測を表示するカスタマイズを施したことで、来場時間の分散にも成功し、受付時のピークが緩和されました。