圧倒的なコストパフォーマンスと「現場の理想」を叶える機能群

「展示会受付.com」を導入するにあたり、他社製品とどのような点を比較しましたか？

導入にあたって重視したのは、「私たちがやりたいこと」が実現できる機能と価格のバランスです。新規導入する上で初期投資を抑えることは社内ハードルを下げる意味でも重要でしたが、展示会受付.comは他社と比較しても非常に安価で、かつ私たちの求める要件を満たしていました。

特に当社の展示商談会は完全招待制のため、ご招待客以外の入場制限と確実な来場者把握が不可欠でした。事前に来場予定者がリスト化され、運営体制や試食サンプルの準備を効率化できる点も、当社のスタイルに非常にマッチしていました。
また、受付だけでなく、会期中の簡易受注まで一つのシステムで完結できる点も、他にはない魅力でした。

変化への戸惑いを乗り越え、現場に浸透した「新しい当たり前」

導入にあたり苦労されたことはございますか？

アナログな受付に慣れていた営業現場やお客様に、事前登録という新しい文化を浸透させるのには少し時間を要しました。特に最初は、お客様に登録の手間をかけさせることへの懸念の声もあり、営業社員自身がメリットを理解して説明できるようになるまでの周知徹底が一番の苦労ポイントでした。

しかし、動画マニュアルを用意したり、操作に関する要望にもその都度システム改修で応えるなどフォローを徹底したことで、今ではこの運用が社内で当たり前のものとして定着しています。

受付の滞留がゼロに。商品管理や来場通知が営業活動の質を変えた

「展示会受付.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

まず受付の風景が劇的に変わりました。QRコードをかざすだけで受付が完了するため、あれほど混雑していた受付に人が滞留しなくなり、人員も削減できました。

さらに、営業担当への「来場通知」も非常に好評です。大切なお客様が来場された瞬間に営業が気づけるため、適切なタイミングでアテンドができるようになりました。

また、毎回の運営に欠かせない仕組みとなっているのが「出品商品登録システム」です。

以前は、事務局が各メーカー様からエクセルで商品リストを集め、手作業で値付けをしてPDFに変換し、それをまた各社にメールで送り返すという膨大な作業を個別に行っていました。

現在はすべてシステム内で完結するため、メールのやり取りが激減し、転記ミスによるロスもなくなりました。主催者が内容を確認・承諾したものがそのままプライスカードとして出力される仕組みは、非常に効率的だと感じています。

また、メーカー様側でも自分が登録した商品の価格設定をいつでも確認・修正できるため、双方にとって透明性の高い運用ができています。
各会場ごとの申請書管理も一括で行えるようになり、事務局の負担は劇的に軽減されました。

事務作業が減った分、本来の目的である接客や提案に時間を割けるようになったことが、最大の導入メリットだと感じています。