「展示会受付.com」の導入するにあたり、他社製品とどのような点を比較しましたか？

導入を検討した際、2・3社の受付システムを比較しました。主に比較したのは、以下のポイントです。

1. 柔軟性とカスタマイズ性
   • 他社のサービスではオールインワン型のものが多く、必要のない機能まで含まれているケースがありました。一方で、「展示会受付.com」は必要な機能を選択できるため、無駄がなく効率的でした。
2. サポート体制
   • 多くの他社では、オンラインや電話でのサポートのみでしたが、「展示会受付.com」は当日の会場でのサポートも提供しており、安心して運用できると感じました。
3. 対応の速さ
   • 初回のデモでは、システム開発を担当するSEの方が同席してくださり、システムの詳細について丁寧に説明を受けることができました。また、導入後のサポートについても明確な回答をいただけたため、安心して導入を決めた。

導入にあたり苦労されたことはありますか？

社内ではスムーズに導入が決まりましたが、来場者の年齢層が比較的高めであるため、紙からデジタルへの移行に不安がありました。しかし、コロナ禍を経て、QRコードを使った受付が普及していたため、意外にも大きな混乱はありませんでした。

また、来場登録フォームの項目は、これまでの紙の招待状の内容をほぼそのままデジタル化できたため、運用の変更もスムーズでした。

「展示会受付.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

• 会期前
  • 事前登録数の推移をリアルタイムで把握でき、展示会の運営計画に役立った。また、昨年度との比較も容易にできるようになった。
  • 紙の招待状の郵送が不要になり、展示会にかかわる業務時間が大幅に削減。
• 会期中
  • 受付時間が1人あたり2分から約10秒に短縮でき、受付スタッフの人数を半分以下に削減。
  • 混雑が大幅に減少し、スムーズに入場できるようになったため、社員が待機列を整備する必要がなくなり、他の業務に集中できるようになった。
  • 会場にWEBフォームのQRコードを設置することで、飛び込みの来場者もその場で来場登録が可能に。
  • これまで出展社が手作業でデータ化していた来場者情報を、入場証のQRコードをブースで読み取るだけで自動的にデータ化。出展社はリアルタイムで来場者データを取得でき、迅速な商談フォローが可能に。
• 会期後
  • 以前は2〜3週間かかっていた来場者データの整理が、リアルタイムで完了。
  • アンケート回答も即時データ化され、出展社への迅速かつ詳細な情報提供が可能に。
  • これまで名刺をもらって参加者数を把握していたセミナーの受付が、QRコードを活用し、リアルタイムで参加者の集計が可能に。定員管理や会場運営がスムーズになり、運営側の負担が軽減。

取材日：2024年12月