導入事例
日野出株式会社様
ひので×関日野出合同フェア
手作業の集計が自動化され、受付・来場管理が効率化。来場者の事前登録で来場者把握や営業準備もスムーズになりました。
（左から）日野出株式会社
- 課題
- 展示会終了後の来場者集計に多くの時間を要し、手作業の負担が大きかった。また、来場者の滞在時間や業種情報の把握が難しく、効率的な運営が課題だった。
- 選んだ理由
- 他社と比較して、予算に合致し、類似規模の展示会での導入実績が豊富だった点が決め手。事前登録やQRコード受付による業務効率化が期待でき、来場者管理の精度向上も重視した。
- 導入後の効果
- 来場事前登録により来場予定者の人数を正確に把握でき、営業のスケジュール管理や商談準備がスムーズに。未登録者への催促もでき、来場促進にも貢献した。
- 業種：包装資材卸売業
- https://www.hinode-jp.com
日野出株式会社は、家庭紙（ティッシュペーパー・トイレットペーパー等）と食品用トレーやラップなどの包装資材を主要領域とする専門商社で、メーカーと小売店を結ぶ卸売事業者として九州トップクラスの規模と西日本全域に広がる営業・物流ネットワークを誇ります。取扱商品は日用品から店舗用品まで10万点以上に及び、包装機械の提案・店舗設計支援、通信販売（DM）・輸入事業など多彩なサービスを展開しています。
犬丸様、毛利様にお話を伺いました。
「展示会受付.com」を導入する前は、どのようなことでお困りでしたか？
一番は、ご来場いただいた方の集計です。展示会終了後に集計するのですが、やはりそこに一番時間を取られていたと思います。
- 会期前
- 事前登録がなく、営業担当が事前にアポイントを取っても、当日にならないと来場状況が分からなかった。
- 来場者データの準備や整理に時間がかかり、受付対応の計画が立てにくかった。
- 会期中
- 受付時に名刺を2枚受け取り、手作業で管理する必要があり、受付が煩雑だった。
- 滞在時間の把握が難しく、来場者の動線を分析することができなかった。
- 来場者の業種や属性を迅速に把握し、適切な対応をするのが難しかった。
- 会期後
- 名刺の情報を1件ずつ手入力するため、正確なデータ作成に時間と手間がかかっていた。
- 来場者の情報を分析しフォローアップに活用するのが困難だった。
「展示会受付.com」の導入するにあたり、他社製品とどのような点を比較しましたか？
主に3社を比較し、最終的に2社と商談を行いました。比較のポイントとしては、
- 我々の展示会規模に適したシステムであること
- 価格が予算に合っていること
- 事前登録機能の有無
- QRコードを活用した受付のスムーズさ
などを考慮しました。最終的に、「展示会受付.com」は、類似規模の展示会での導入実績が豊富で、価格面でも予算に合致していたため採用を決定しました。
導入にあたり苦労されたことはありますか？
特定の来場者が受付をした際に営業担当へ通知を送るオプション機能を導入しましたが、会期直前に約200件の新規来場登録があり、手作業で通知先を設定するのが大変でした。今後の導入時には、通知先の設定をスムーズに行えるよう、会期ギリギリまで無理なく登録できるシステムを期待したいです。
「展示会受付.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。
- 事前登録が可能になり、来場予定者の把握が容易になった。
- これまで事前登録を実施していなかったため、来場予定者数を正確に把握することが難しい状況でした。システムを導入したことで、事前に何名が来場する予定なのかを把握できるようになり、心の準備も含めた対応がしやすくなりました。
- 営業担当のスケジュール管理がスムーズになり、効率的な準備が可能になった。
- 事前登録情報を活用することで、顧客の来場時間をある程度把握できるようになりました。
- 「午前中に同じ営業所のお客様が2人来る場合、1人は自分が対応し、もう1人は別の担当者に任せる」といった形で、事前に役割分担を決めることが可能になり、当日の対応がよりスムーズになりました。
- 来場予定のお客様が分かるため、事前の商談準備がしやすくなった。
- 事前登録情報をもとに、来場予定者を把握できるため、各営業担当者は事前に必要な資料を準備し、適切な商談準備ができるようになりました。
- また、「このお客様がまだ登録していないので、来場予定があるか確認しよう」といった催促の対応もできるようになり、来場促進にもつながりました。
取材日：2024年9月
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