導入事例

株式会社ヒラタ様
ヒラタフードフェア2024 in OKAYAMAで導入

入場受付口に立つ神社様、岡崎様の写真

1カ月近くを費やしていた来場者のデータの入力作業や招待状作成業務が完全に不要となり、大幅な業務削減を実現できました。

(左から)株式会社ヒラタ 商品管理部 岡崎様、総務部 神社様

課題
約4,000人分の来場者の情報を手入力でデータ化し、招待状を作成していたため、展示会関連業務の負担が大きかった。
選んだ理由
食品系展示会での実績や、来場申込フォームのわかりやすさや操作性を重視し、他社製品と比較の上で選定。
導入後の効果
データ入力や招待状作成が不要になり、1カ月かかっていた業務が大幅に削減。飛び込み来場者も減少し、展示会の受付がスムーズに。

株式会社ヒラタ様は、製菓・製パンに特化した専門商社です。幅広いエリアに拠点を構え、ケーキ屋、パン屋、お土産屋などの事業者に対して原材料、包装資材、厨房機器などの商品を提供しています。 主要な拠点は岡山、横浜、千葉、大阪、神戸、広島、高松など、都市部から地方まで多岐にわたり、お客様の多様なニーズに柔軟に対応し、地域に根ざした営業活動を展開しています。

総務部 神社様、商品管理部 岡崎様にお話を伺いました。

「展示会受付.com」を導入する前は、どのようなことでお困りでしたか?

システム導入前は、お客様にFAXで来場申込をしていただき、約4,000人分の来場者の情報を手入力でデータ化していたため、非常に手間がかかっていました。来場者の情報を入力するのに1件30秒はかかり、それに加えて、データ化した情報を基に招待状を作成する作業も社内数名で対応していたため、会期1カ月前は、かなりの時間を展示会準備の業務に費やしていました。

また、作成した招待状は印刷し、各営業所の社員が直接お客様に手渡していたため、この部分でも多くの手間が発生していました。

そのため、展示会関連業務の効率化は長い間検討していたものの、費用面などの課題で話が進まない状況が続いていましたが、コロナ禍の影響で非接触・非対面での来場申込・受付が必要となったことから、受付システムの導入を本格的に検討し始めました。

ヒラタフードフェアの会場入口で来場者が2次元コードを表示して受付をしている風景

「展示会受付.com」の導入するにあたり、他社製品とどのような点を比較しましたか?

弊社の展示会と似た食品系の展示会・商談会での導入実績が豊富かどうかは重要な比較ポイントでした。

また、弊社のお客様には幅広い年代の方がいらっしゃるため、来場申込画面が分かりやすく、操作がしやすいかどうかも重視して比較を行いました。

最終的には「展示会受付.com」ともう1社の導入を検討し、オンラインデモなどを経て、事務局メンバーで協議した結果、「展示会受付.com」を導入することに決定しました。

導入にあたり苦労されたことはありますか?

やはり最初は、お客様への周知に苦労しました。お客様もWEBでの申し込みが初めてだったため、「登録できない」といったお問い合わせが何度か寄せられました。

また、これまでの展示会では、弊社側で来場登録を行い、お客様にご来場いただくというスタンスでしたので、「お客様に登録をお願いするのは失礼にあたるのではないか」という意見も社内で上がりました。

しかし、営業担当には来場者の管理が楽になるなどのメリットを伝え、丁寧にお客様に来場登録を案内したことで、初回以降は特に問題なく周知できています。

来場者が首から下げている入場パスの2次元コードを、スタッフがハンディスキャナで読み取っている様子

「展示会受付.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

1カ月近くを費やしていた来場者データの入力作業や招待状作成業務が完全に不要となり、大幅な業務削減を実現できました。

また、招待状を紛失されたお客様については、従来は当日に手書きで受付対応を行っていましたが、展示会受付.comでは、来場申込済みのお客様をその場で検索し、即座に入場証を発行できるため、非常に助かっています。

WEB上で簡単に来場申込ができるようになり、当日再発行も可能になったことで、システム導入前は約1,000名いた当日受付の来場者が昨年は約40名にまで減少し、当日の受付対応が本当に楽になりました。

簡易伝票システムがオプション機能として用意されていることも選定の大きな理由でした。会場内ではサンプル受注が大量に行われており、手書き用紙での対応には出展メーカー様にも負担を掛けていましたが、スマホで簡単に受注でき、注文情報をデータ化できる本機能には非常に助けられています。前回は約50社の出展メーカー様に利用いただき、次回は全出展メーカー様への拡大を予定しています。

取材日:2024年6月

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