「展示会受付.com」を導入するにあたり、他社製品とどのような点を比較しましたか？

導入時には3社ほどのシステムを比較しました。安価なシステムでは自社で全て運営する必要があるため、こちらの負担が大きくなる懸念がありました。一方、高額なものでは200万〜300万円ほどの費用がかかり、手厚いサポートを受けられる反面、費用対効果が見えにくいと感じました。

その中で「展示会受付.com」は、必要な機能を備えつつ価格も抑えられており、システムの柔軟性や対応力が他社製品より自社にマッチしていたことが決め手となりました。

また、基本システム以外にも、こちらの希望に応じたカスタマイズ対応が可能で、実際の運用においてもスムーズに適応できると感じました。

導入にあたり苦労されたことはありますか？

初めて導入するにあたり、全体の管理や運用の実態が把握できず、不安なこともありました。特に、来場時間を区切った事前登録制を初めて導入したことで、「時間ごとの登録者数と実際の来場者数にギャップが生じた場合の対応」が課題となりました。具体的には、登録者数が4,000名に達しているのに実際の来場者数が2,000名にとどまる場合や、登録者数と来場者数がほぼ同じでも、時間帯ごとに来場者数が偏る場合の運営方法について検討する必要がありました。

結果的に時間ごとの来場者がある程度一定になるよう、お客様への案内の際に空いている時間への来場を促すなど、生産性の高い来場者管理につながったと感じています。

導⼊後、どのような変化や効果がありましたか？

導入後の最大のメリットは、受付業務の工数削減と業務効率の向上です。従来は10名ほどのスタッフが受付業務に必要でしたが、導入後は半分以下の人数でスムーズに運営できるようになりました。これにより、他の業務に人員を割り当てることができ、現場の負担が大幅に軽減されました。

また、Web上でアンケートを収集する仕組みを導入したことで、回答のデータ化が飛躍的に進みました。以前は手書きのアンケートで全体の15%ほどしか集計できませんでしたが、導入後は1000件以上の回答がリアルタイムでデータ化・集計されるようになり、次回の展示会に向けた戦略や改善点の把握が早期に行えました。