受付の人員を半減させ混雑も解消！二つ折り入場証と出展者管理・簡易伝票登録システムで展示会全体の運営を大幅に効率化

池伝株式会社藤瀬様、水谷様

課題: 従来のシステムではA4用紙を四つ折りする手間や、未持参者の手動検索による受付混雑が発生していた。また、出展者の提出物管理やメール配信も個人の手作業で行われており、業務負担が大きかった。
選んだ理由: カラー印刷の二つ折り入場証に対応し、来場者がQRコードをかざすだけで自動発券できる仕組みがあったため。さらに、同業他社での導入実績があり、簡易伝票登録システムにも対応可能だったことが決め手。
導入後の効果: 受付スタッフが機器を操作する必要がなくなり、事前の講習時間が大幅に削減された。また、受付レーン数を半分に減らしたにもかかわらず混雑が解消し、スムーズな来場誘導とサンプル管理を実現した。

業種：食品卸売業
https://www.ikeden.com/

池伝株式会社様は、洋菓子材料を中心とした製菓・製パン向け原材料や包装資材を取り扱う専門商社です。国内外から10,000種類以上の商品を仕入れ、全国の洋菓子店や菓子メーカー、ホテルなどの取引実績を数多く有しています。安定的な商品供給に加え、豊富な商品・業界知識をもとにした原材料の提案、オリジナル商品の開発、展示会を通じた情報提供など、製菓・製パンに携わるプロフェッショナルを幅広くサポートしています。

藤瀬様、水谷様にお話を伺いました。

A4用紙の四つ折り作業や手動検索による混雑、手作業での出展者管理が大きな課題

「展示会受付.com」を導入する前は、どのようなことでお困りでしたか？

以前利用していた他社システムでは、A4用紙で印刷された入場証を四つ折りにし、ネックストラップホルダーに入れてもらう形式だったため、受付での案内に手間がかかっていました。
また、事前に印刷して持ってこられなかったお客様に対しては、受付スタッフが1名ずつお名前を聞いて手動で検索・印刷していたため、検索と入場証印刷にかなりの時間がかかり混雑の原因になっていました。

当時の受付には、発券済み用レーンに2名、手動検索・印刷用レーンに4名の計6名以上のスタッフを配置せざるを得ませんでした。

さらに、出展者様とのやり取りや提出物の管理、連絡メールの配信などもシステム化されておらず、担当者が個別にメールや手作業で管理していたため、非常に大きな手間がかかっていました。

二つ折りカラー入場証の自動発券、簡易伝票登録システム、同業での実績が決め手に

「展示会受付.com」を導入するにあたり、他社製品とどのような点を比較しましたか？

最も重視したのは、入場証がA4ではなく「二つ折り」ですぐにホルダーに入れられるサイズであることと、来場者の種別などを判別しやすくするためにカラー印刷が可能であることです。
また、お客様が持参したQRコードをかざすと自動で入場証が印刷される仕組みを導入し、受付スタッフが機械を操作しなくても運用できる状態を作りたいと考えていました。

他社製品とも比較検討しましたが、二つ折りの入場証やカラー印刷に対応していなかったり、希望の運用が難しい場合がありました。
その点、「展示会受付.com」は条件に合致していたうえ、同業他社の展示会での豊富な導入実績があったこと、さらに簡易伝票登録システムもオプションで活用できたことが大きな決定打となりました。

お客様の動線設計や会場レイアウトの検討以外、運営側の大きな苦労はありませんでした

導入にあたり苦労されたことはございますか？

お客様にセルフ受付機をスムーズにご利用いただくための動線設計や、受付端末を設置する台数や配置については、社内でかなり検討を重ねました。ただ、受付スタッフが複雑な機器操作をする必要がなくなったため、事前準備やスタッフへの説明といった面での負担は大きく減り、その点は非常に楽になりました。

出展者対応と受付準備の負担が同時に激減。受付レーン数が従来の約半分でも混雑を緩和

「展示会受付.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

会期前
- 出展者管理システムを導入したことで、これまで個人メールで行っていた提出物の進捗確認や連絡を一元管理できるようになり、管理工数が大幅に削減された。
- 受付スタッフが当日操作する作業がほとんどなくなったため、会期前のスタッフを集めたレクチャーやマニュアル説明の時間を大幅に短縮できた。
会期当日
- お客様自身がQRコードをかざした際に入場証が自動で印刷されるため、受付スタッフが個別に対応する必要がなくなった。
- 入場証は二つ折りでスムーズにパスケースへ入れられるようになったため、受付レーン数を従来の約半分に減らしたにもかかわらず、来場者数が増加した中でも行列の解消スピードが圧倒的に早くなった。
- リアルタイムで来場通知を受け取れるようになり、担当営業が即座にお客様の元へ駆けつけてアテンドできるようになった。
- 簡易伝票登録システムを利用し、サンプルの受付から受注情報の管理までを一元化でき、現場での運用が非常にスムーズになった。