顧客データの修正業務がなくなりました。QRコード受付と担当営業への来場通知により、現場業務の削減とリアルタイムでの来場者管理を実現！

小泉成器株式会社仲田様

課題: 来場顧客データの修正業務にスタッフ2名が終日従事していた。お客様確認（担当営業への電話連絡含む）とクローク業務を受付1ヶ所（同時）で行っていたため、受付が混雑している時間帯が多かった。
選んだ理由: 経営トップからの指示を受け検討を開始。現場の運用フローをできるだけ追加・変更せずに、業務を効率化できる点や、担当営業への自動来場通知などの機能が決め手となった。
導入後の効果: 顧客データの修正業務を削減し、担当営業への電話連絡を省力化することができ、人員を他へ充てられるようになる。また、リアルタイムでの正確な来場把握が容易となった。QR登録システムを導入する際、受付のレイアウト（運用）を見直した（来場登録とクロークの場所を分けた）ことで、受付の混雑も解消された。

業種：家電製造・卸売業
https://www.koizumiseiki.co.jp/

小泉成器株式会社様は、理美容家電や調理家電、季節家電をはじめとする幅広い生活家電の企画・製造・卸売りを手掛ける総合メーカーです。国内外のナショナルブランド製品を取り扱い、自社ブランド「KOIZUMI」も展開。家電製品を通じて、日々の暮らしに快適さと豊かさを届けています。

仲田様にお話を伺いました。

顧客データの修正にスタッフ2名が終日従事。

「展示会受付.com」を導入する前は、どのようなことでお困りでしたか？

導入前は、事前に営業担当者から来場予定リストを提出してもらい、エクセルにまとめて管理していました。当日は受付でお客様から名刺を2枚いただき、そのうちの1枚を控えとして専用機材でデータ化していました。

しかし、専用機材では読み取りデータの誤認識が多く、それを修正する業務に時間がかかっていました。
常に2名体制でデータ修正を行っており、他の業務に手が回らない状態でした。

また、受付では、お客様に名札を渡す業務に加え、荷物のお預かり、営業担当への電話連絡もあり、時間帯によっては受付で混雑が発生していました。
さらに、誰が来場しているかを把握するために、営業から受け取ったリストとは別に「受付集計」用のデータを作成・管理する業務も必要でした。

やりたい運用との適合度と機能が決め手。来場通知機能や価格とのバランスを評価

「展示会受付.com」を導入するにあたり、他社製品とどのような点を比較しましたか？

受付システムと比較するうえで最も重視したのは、「自分たちが実現したい運用とどれだけマッチするか」という適合度です。各社によって仕様や対応できる範囲が異なるため、自社の運用フローに合わせた対応が可能かを細かく確認していきました。

その中で貴社を選んだ一番の決め手は、お客様が受付したタイミングで担当営業にメールが飛ぶ「来場通知機能」をはじめ、求めていた要件を満たす機能が多かった点です。

「やりたいことが実現できて、この価格帯である」という費用対効果の高さから、最終的に貴社への導入を決定いたしました。

営業部門への影響を考慮した運用フローを構築。1月に開催した首都圏商談会での導入経験も活き、事前登録率は約8割に

導入にあたり苦労されたことはございますか？

システム導入そのものに苦労はありませんでしたが、特に意識したのは「これまでの運用を極力変えずに現場や営業の工数削減を図ること」です。事前登録はお客様ご自身にやっていただくことをベースとしつつ、どうしても難しい場合は営業がフォローする形をとりました。

また、システムを入れたことで今まで取れていた集計データが取れなくなることは避けたかったため、貴社とは「どうすれば今まで通り、あるいは今まで以上のデータを簡単に集計できるか」を綿密に詰めました。

6月の展示会に先駆けて、1月に開催した首都圏商談会でシステムを導入した経験が活きました。お客様が一番多い関東圏の営業担当が周知をしっかり行ってくれたおかげで、会期が始まるまでに、約8割の事前登録率を達成できたのは非常に助かりました。営業からの報告書を見ても、お客様もこういったシステムに慣れており、抵抗なく登録してくださったようです。

データ修正の業務がなくなり、来場通知機能で電話連絡も省力化。リアルタイムで正確な状況把握を実現

「展示会受付.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

会期前
- 事前登録された来場者に対して、部門や担当営業と紐付けることができ、来場者データの管理をスムーズに行うことができた。
- 営業の積極的な周知により、来場者の約8割が事前に登録しQRコードを持参する状態を作ることができた。
- こちらの要望に対して、迅速かつ柔軟な対応を行っていただいた。
会期当日
- データ修正業務が必要なくなり、スタッフのつきっきり状態が解消され大幅な業務削減に繋がった。
- 名刺受領の時間が削減され、受付業務が軽減できた。
- お客様が受付をした際に担当営業へ自動で来場通知の連絡が入る仕組みになり、営業への電話連絡が大幅に減った。
- リアルタイムに正確な来場人数が把握できるようになった。
- 退場受付も導入したことで、最後にお客様が帰られたかどうかの確認や、会場内の滞在人数、滞在時間なども把握できるようになった。
会期後
- 展示会後のデータ管理や集計業務が減った。
- 今回実施したことで見えた課題の改善についても、次回へ向けて対応いただけること。