急な来場者変更への柔軟な対応力と、一括データ管理ができる点が決め手に

「展示会受付.com」を導入するにあたり、他社製品とどのような点を比較しましたか？

以前からQRコード受付の導入を検討していたのですが、「お客様に受け入れられるだろうか」という懸念があり、一度見送っていた経緯があります。
しかし、全社的なペーパーレス化という流れに加え、一般的な展示会や発表会でもQRコード受付が主流になってきたことから、今期の導入を正式に決断しました。

選定にあたって最も重要視したのは、システム上で直前の参加者変更や担当者交代に柔軟に対応できることです。当社では直前での急なキャンセルや担当社員の変更が頻繁に起こるため、管理画面側でスムーズに変更作業が行える機能性が不可欠でした。
また、単に来場受付を行うだけでなく、受付端末の画面上で顧客情報を一括でデータ管理できる点も大きな決め手となりました。

「役員層がQR受付をしてくれるか」という懸念。入念な事前準備で社内の不安を払拭

導入にあたり苦労されたことはございますか？

初のQRコード受付導入だったため、営業サイドからは「社長クラスや役員クラスのお客様がQRコードをかざして受付してくれるだろうか」という懸念がありました。
しかし、スマートフォンでQRコードを表示できないお客様に配慮し、事前に当社側で印刷したQRコードを準備する体制を整えたほか、新幹線や飛行機などでQRコード利用が広く定着している背景もあり、社内の懸念はすぐに払拭されました。

一方で、社内運用面での調整には苦労しました。お客様情報の誤記による不快感を与えないよう、案内メールを社内営業経由にしたり、CSVデータのフォーマット表記（支店名の統一など）のすり合わせなど、社内ルールを周知・徹底するまでに一定の時間を要しました。

受付時間は1人2秒に！集計作業はゼロになり、来場者の88%が「スムーズ」と回答

「展示会受付.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

• 会期前
  • 営業経由でのQRコード案内フローを構築し、直前の参加者差し替えやデータ変更にも柔軟に対応できる準備体制を整えられた。
• 会期当日
  • 来場者の8割以上が事前にQRコードを準備して来場。受付はQRコードをスキャンするだけで、わずか2秒程度で完了した。
  • 受付担当者は「混雑の中で名簿を探すプレッシャー」から解放され、受付の簡素化から受付人数の削減にもつながった。
  • 来場者アンケートでも88%から「受付がスムーズになった」と非常に高い評価を得られた。
• 会期後
  • これまで膨大な時間を費やしていた手作業での来場集計作業がほぼゼロになった。