「展示会受付.com」の導入するにあたり、他社製品とどのような点を比較しましたか？

今回、システム導入を検討するにあたり、複数のサービスを比較しましたが、その中でも特に重視したのは、「受付と受注管理が一体化していること」でした。他社製品の多くは、受付機能のみ、または受注管理機能のみの提供となっており、展示会における業務全体を一括で管理できるシステムが求められました。

また、当社では取り扱う商品数が非常に多く、数万件以上の商品データを処理する必要がありました。そのため、大量のデータをスムーズに管理できるかどうかも比較検討の重要なポイントとなりました。結果として、展示会受付.comは、これらの要件を満たしており、受付から受注管理までの業務をシームレスに連携できる点が決め手となりました。

導入にあたり苦労されたことはありますか？

社内では特に大きな反対意見はなかったものの、長年紙の伝票を使った運用を続けてきたため、一部の取引先からは「紙の方が良いのではないか」という意見もありました。従来の方法に慣れているメーカーの中には、デジタル化に対する不安を抱く方もおり、導入をスムーズに進めるためには事前の説明が重要でした。

そこで、導入前にオンライン説明会を2回開催し、システムの具体的な使い方やメリットを丁寧に伝えた結果、初めてのシステム利用者でもスムーズに操作できる環境を整えることができました。

「展示会受付.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

簡易伝票登録システムを活用することで、出展者のスマートフォンから直接受注登録できるようになり、受注データを即時にCSV形式でダウンロードできるようになった点が大きなメリットです。従来のように紙の伝票を出展者が手書きで記入し、それをエクセルに転記して弊社へ送るという手間が不要になり、作業時間の削減につながりました。特に、エクセルへの転記作業は人的ミスが発生しやすく、訂正にも時間がかかっていたため、転記作業がなくなったことで業務の正確性も格段に向上しました。

また、受付時に名札を探して渡す作業が不要となり、混雑防止にも繋がりました。

取材日：2024年6月