招待状から受注集計までを一元管理。来場者数・受注件数をリアルタイムで把握し、紙と手作業による半日以上の負担を大幅削減。

三和産業株式会社鈴木様

課題: 完全招待制の展示会において、紙の招待状・手書き受付・手作業での来場者確認や受注集計に多くの時間と人手を要していた。受付後の集計作業は半日以上かかり、現場・事後対応ともに大きな負担となっていた。
選んだ理由: 招待状発行から当日受付、来場者管理、受注、集計までを一括で管理できる点を評価。他社と比較する中で、運用に合わせた柔軟なカスタマイズ性と、受付と受注を一体で扱える点が決め手となった。
導入後の効果: 受付・集計・受注業務が大幅に効率化され、ペーパーレス化も実現。来場・受注状況をリアルタイムで把握できるようになり、受付の混雑緩和や人員削減にもつながった。出展社からの評価も高い。

業種：ベーカリー・菓子原材料/
機械店舗の専門商社
https://www.sanwasangyo.co.jp/

三和産業株式会社は、ベーカリー向けの専門商社として、製パン・製菓の原材料・機械・道具の卸売を中心に、店舗開業や販促のサポートまで一貫した支援サービスを提供しています。また、自社オリジナル商品の開発・提案を通じて、ベーカリー事業者のニーズに応え、日本の豊かな食文化の発展に貢献しています。

鈴木様にお話を伺いました。

手作業が中心だった受付と、会期後の集計業務が大きな負担に

「展示会受付.com」を導入する前は、どのようなことでお困りでしたか？

以前は、展示会の招待状から受付、来場者管理、さらには受注管理まで、ほぼすべてを紙ベースで行っていました。来場者には紙に情報を記入していただき、それを回収後にExcelへ手入力。受付当日は招待状を確認するのみで、来場チェックや集計は翌日以降に人手で行っていました。
そのため、会期当日に取引先が来場しているかどうかを確認する方法がなく、課題となっていました。

展示会後の確認・集計作業は本当に大変でした。各営業所が自分の担当分を持ち帰り、40名ほどで手分けしてチェックしていましたが、来場者確認と受注集計を合わせると半日から1日近くかかっていました。

SANWA展示会の会場入口で来場者が事前に印刷した入場証をスキャナにかざして受付をしている風景

受付から受注・集計までを「一気通貫」で管理できるかが導入の決め手に

「展示会受付.com」を導入するにあたり、他社製品とどのような点を比較しましたか？

他社も含めて3社ほど比較検討しましたが、最も重視したのは招待状の発行から当日の受付、その後の集計や受注管理までを一括で管理できるかどうかという点です。

多くのサービスは受付のみ、あるいは受注は別システムというケースが多く、運用が分断されてしまう印象がありました。その点、「展示会受付.com」は一連の流れをまとめて管理でき、かつ運用に合わせて柔軟に作り込める点が大きな魅力でした。

初年度は試行錯誤の連続。紙運用からの切り替えが最大の壁

導入にあたり苦労されたことはございますか？

やはり初年度は苦労しました。これまで紙で行っていた業務をすべてシステムに置き換える必要があり、「どこまでシステムでできるのか」「運用として本当に回るのか」を一つひとつ確認しながら進める必要がありました。

導入当初は、ほぼ毎日のようにメールや電話で相談させてもらい、細かい部分まで調整しました。ただ、その分しっかりすり合わせができ、翌年以降は改善点を積み重ねながら、より使いやすい形に進化させることができています。

SANWA展示会で出展者が伝票を登録するためにスマホで来場者の入場証記載のQRコードを読み取っている様子

招待状準備～会期後のデータ収集まで。トータルな運用改善を実現

「展示会受付.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

会期前
- WEBフォームから来場登録をしてもらうため、招待状の準備の時間が削減された
- リマインドメールを自動配信できるようになり、来場前のフォローが行いやすくなった
会期当日
- QRコードをかざすだけの受付で、受付の混雑が緩和された
- 受付対応に必要な人員を減らすことができ、スタッフの負担軽減につながった
- 受注をシステム上で行えるようになり、紙の伝票をほとんど使わずに運用できるようになった
- 来場状況や受注状況をリアルタイムで把握でき、主催社・出展社ともに現場での状況共有がしやすくなった
会期後
- 来場者チェックや受注データの集計作業にかかる時間を大幅に短縮できた
- お礼メールやアンケートメールを自動配信でき、会期後のフォローがスムーズになった