単なる受付管理だけでなく、当日の紙伝票による「受注業務」までデジタル化できる点が最大の決め手

「展示会受付.com」を導入するにあたり、他社製品とどのような点を比較しましたか？

当社では半年に1回展示会を開催していますが、「手作業で行う以上、誤りや漏れはなくならない」「事務作業はシステム化し、展示会本来の目的である商品の売上を増やすことに注力すべき」という議論があり、2〜3社で比較検討を始めました。

その中で最大の決め手となったのが、当日の「受注業務」もデジタル化できる点です。
展示会当日の受注業務において、出展メーカー様に紙の複写式伝票へ手書き記入していただき、その伝票を当日に業者へ依頼してシステムに手入力・集計するアナログな運用をとっていました。

そのため、受付作業だけでなく、当日の伝票登録や集計にかかる人件費や機材のレンタル費用、集計までのタイムラグも大きな課題となっていましたが、「展示会受付.com」であれば、受付の効率化はもちろん、この紙伝票による受注入力作業もスマホアプリでスムーズに行えるようになり、現場のアナログ作業から一気に脱却できる点が非常に魅力でした。

初回のデータ整形やオプション制御の調整を乗り越え、徐々に現場への運用が浸透

導入にあたり苦労されたことはございますか？

初回はWeb申込フォームを使わずCSVアップロードで対応したため、受け取ったExcelデータをシステム用のフォーマットに加工する手間がかかり苦労しました。また、昼食や宿泊など費用が発生するオプションの申込制御やカスタマイズの調整にも試行錯誤しました。

また、申込者ご自身でマイページから変更やキャンセルができる仕組みを導入したものの、システム操作になじみの薄いご年配の来場者様もいらっしゃるため、重複登録への対応など周知面での課題も生じました。しかし、回数を重ねるごとに運用がスムーズになり、着実に浸透してきています。

事前準備・当日の名札探しの手間を削減！受注入力のコスト削減と売上のリアルタイム可視化を実現

「展示会受付.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

• 会期前
  • 事前発行されたQRコード付き名札データを来場者自身で印刷・持参する運用に変更し、名札の印刷・カット・ホルダーセット作業が完全不要に。
  • 複数名で数時間かけて行っていた名札データの細かな確認・チェック作業が削減。
• 会期当日
  • 受付で名札を探す時間がゼロになり、スムーズなご案内を実現。
  • 受注入力用のレンタルPCやデータ入力スタッフの手配が不要となり、人件費や機材レンタル費などのコストを大幅削減。
  • カスタマイズにより、主催者・出展メーカー様ともに企業ごとに売上の合計金額をリアルタイムで確認可能となり、特に出展メーカー様からは「自社の発注状況が一発でわかる」と高評価。
• 会期後
  • 手入力による転記ミスや集計エラーが激減。

取材日：2026年3月