1,000枚超の名札を人海戦術で探す受付と準備負担を解消！営業へのリアルタイム来場通知とアンケート回答率9割で展示会の成果と満足度を最大化

株式会社泉平木村様

課題: 1,000人以上が来場する展示会で、事前に印刷した名札から手作業で探し出して手渡す人海戦術を行っていた。そのため受付が非常に混雑し、来場者を屋外で待たせてしまう業務効率の悪さが課題だった。
選んだ理由: 従来の受付運用フローを大きく変更せず、現場のオペレーターに負担をかけずに移行できる点が決め手となった。また、PCやスキャナーなどの機材を一括してレンタルできるため、事前準備の手間を減らせる点も高く評価した。
導入後の効果: QR受付により入場が極めてスムーズになり、混雑が解消された。さらに、担当営業へのリアルタイム来場通知で接客漏れを防げたほか、事前登録データと連動したアンケートにより回答率8〜9割という高い成果を達成した。

業種：総合食品商社・食品卸売業
https://www.izuhei.co.jp/

株式会社泉平様は、学校給食、病院・福祉施設、産業給食、外食事業者向けを中心に、安全・安心な食材をお届けする業務用総合食品商社です。「食」を通じて地域社会に貢献し、日本で一番「ありがとう」と言われる企業を目指し、西日本エリアを中心に高品質な食材の安定供給や地産地消の推進、外食・給食現場のニーズに合わせたメニュー提案・ソリューション提供を総合的に展開されています。

木村様にお話を伺いました。

事前印刷した約1,000枚の名札を「人海戦術」で探す受付スタイル。混雑による行列でお客様を外で待たせてしまうことが課題でした。

「展示会受付.com」を導入する前は、どのようなことでお困りでしたか？

以前は自社独自の受付システムを使用し、事前申し込みの受付から当日の名札発行を行っていました。
しかし、1,000人を超える来場者が訪れる大規模な展示会において、事前にお客さまにQRコードを発行して当日名札を発行するような仕組みが取れませんでした。
そのため、あらかじめ弊社側で約1,000枚もの名札をあらかじめ印刷しておき、ご来場されたお客さまのお名前を聞いて、大量の名札の中から人海戦術で探し出してお渡しするという運用を行っていたのです。

その結果、ピーク時受付が非常に混雑して長蛇の行列が発生し、お客さまを外でお待たせしてしまう事態が頻繁に発生していました。非常に効率が悪く、お客さまへのご案内をスムーズに改善したいと考えて導入を検討し始めました。

従来の運用フローを大きく変えずに移行できる操作性と、機材レンタルによる準備負担の軽減が決め手となりました。

「展示会受付.com」を導入するにあたり、他社製品とどのような点を比較しましたか？

他社製品や既存取引のあるベンダー様など数社を比較検討しました。その中で重視したのが、これまでの受付業務の流れをガラリと変えすぎないことです。
運用の手順を大きく変更してしまうと、当日受付を担当するオペレーターの教育や覚える負担が非常に大きくなってしまうためです。

また、以前はPCやスキャナーなどの機材一式を自社で用意・持ち込みして設定していましたが、「展示会受付.com」では機材をすべて手配・レンタルできるため、事前準備の手間や負担を大幅に削減できる点も大きな魅力でした。

社内・現場からの反対意見はゼロ。綿密なサポートによりトラブルなくスムーズな移行が実現しました。

導入にあたり苦労されたことはございますか？

受付方法の見直しや改善については、社内の運営メンバーや役員層を含めて事前に共通認識ができていたため、反対意見やネガティブな反応はなく非常にスムーズに承認が得られました。

また、担当の方と事前に細かくやり取りさせていただき、こちらの要望や意見を柔軟に汲み取っていただけたため、大きな障害やトラブルもなくスムーズにシステムを移行・導入することができました。

お客さまへの事前案内に関しても大きな混乱や問い合わせは一切なく、逆に「スムーズに入場できるようになった」とお客さまからも非常に高い評価をいただくことができました。

混雑解消だけでなく、リアルタイムな営業連携とアンケート回答率8〜9割という大きな導入メリットを実感しています。

「展示会受付.com」を実際に使用してみてわかった良さや、導入したメリットをお聞かせください。

会期前
- 受付に必要なPCやスキャナー、名札関連資材などの機器をすべて用意・レンタルできるため、社内での機材準備や設定の手間が一切なくなった。
会期当日
- 来場者がQRコードをかざすだけで受付が完了するため、1,000人超規模のイベントでも待ち時間を発生させず、お客様をスムーズに会場へ案内できるようになった。
- お客様が受付を通ると、担当営業へリアルタイムで来場通知が届く仕組みにより、接客・会場ご案内漏れが大幅に減った。
会期後
- 退場口に設置したアンケートシステムは、QRコードスキャンでアンケート項目に遷移し、来場者情報と回答が自動で紐づくため、文字入力の手間がなく、来場者の8〜9割という極めて高いアンケート回答率を達成できた。
- 現場スタッフや責任者からも不満の声は一切なく、「来年以降もぜひ同じシステムを継続利用したい」という高い評価が集まった。